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今回はドイツ見本市出展のためのスケジュールの立て方についてです。
ドイツ見本市出展スケジュールの立て方
見本市出展の準備では、様々な業務を同時に進行しなければなりません。
例えば、出展商品の選択、出展ブースのレイアウト設計、商品説明のための情報ツールの作成、商談相手とのアポイントメント設定、現地通訳やアシスタントの手配、輸送手配など、異なる準備業務をほぼ同時に進めていかなければ、全体のスケジュールが大幅に遅れてしまうこともあります。
それぞれの準備業務はそれぞれに独立して取り組む必要がある一方で、すべての準備業務を把握しておかなければなりません。
事前のスケジュールを計画的に管理することで、無理・無駄のない準備、さらに効果的な出展へとつなげることができます。
スケジュール管理では、すべての準備業務をタスクごとに時系列でリストアップし、所要時間や期限を含んでおくと管理がしやすいです。
特に、主催者が指定した各種締切日を含む、事前に計画する必要のあるすべての重要な日付は、完了日とその業務の担当者名を記録しておくことをおすすめします。
◆出展スケジュールの５ステップ
出展のためのスケジュールは、様々な捉え方があると思いますが、次のような５つのステップに分けて整理できると思います。
ステップ１：意思決定
出展する見本市の決定や出展ブースのコンセプトやテーマ、出展目標等を決めます。
見本市開催の１２～9か月前にクリアにするとその後がスムーズです。
ステップ２：企画・計画
全体スケジュールや予算案の策定、人員配置計画など。開催8～9か月前を目途に進めたいステップです。
ステップ３：各種準備
ステップ２の計画に従って、実際の準備を進めていく段階です。開催半年前には準備を始めるようにして、１～半月前にはすべての準備が完了できていることが理想的です。
ステップ４：出展実施
開催前の設営日から開催期間、終了後の撤収までの本番です。ステップ３までの準備を万全にしておき、出展当日は来場者とのコミュニケーションに集中できるようにしましょう。
ステップ５：フォローアップ
見本市後の来場者へのフォローアップ連絡や、費用の管理、報告書の作成など、見本市出展でとても重要なステップです。見本市終了後１か月以内の完了が一般的な目安です。
多種多様なタスクの管理には、ガントチャートを使うこともおすすめです。
ガントチャートとは、さまざまな業務の進捗状況を管理する表のことで、多くの場合、左側に縦に業務が羅列され、右側に日付を記して、各業務に取り組む期間を色付けや矢印で示します。
私たちもイベントやプロジェクトのスケジュール管理でガントチャートを活用しています。
こんな感じです。
このガントチャート、大変複雑で精密な例もありますが、これまで多くのイベントのスケジュール管理をしてきた私たちの考えでは、よりシンプルなチャートの方が使いやすいと感じています。
見本市の出展準備全体のスケジュール管理では、詳細までを落とし込むよりも、出展準備チームで簡単に共有しやすいように、まずは大まかなスケジュールを把握できる形でのチャートを試していただくのが一番だと思います。
ドイツ見本市出展のスケジュール管理に便利なチャートを用意しました。
ぜひお試しになってみてください！
【ドイツ見本市便利ツール：出展スケジュール管理】
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