メッセのプロ
アンサンブラウ イベント+マーケティング
展示ブースの運営管理について紹介します。
見本市期間中、準備から撤収まで、来場者と展示ブースのスタッフの両方をサポートする運営管理者は、ドイツ見本市での展示ブースになくてはならない存在です。
運営管理者の主な任務には次があります。
- 出展ブースの開催前最終確認
- 各担当者への業務割振りと管理
- 集客計画の立案・管理
- VIP（重要顧客）対応
- 顧客とブーススタッフの会話をサポート
- 重要な問い合わせや発注を本社と共有
- 終了後のパフォーマンスレビュー(効果測定）
前章でも書きましたが、見本市の成功は、ブーススタッフにかかっているといっても過言ではありません。そのブーススタッフを支えるのが運営管理者です。
スタッフ間で事前の情報共有等の準備を徹底し、次のような点を確認しましょう。
- 社外メンバーを含めたチームメンバーの紹介
- 出展する見本市の情報
- 他社との競合状況
- 出展目標とターゲットグループ
- 開催中のイベント等のスケジュール共有
- 展示品の説明、プレゼンテーション資料
- 来場者との会話の進め方・注意点
- 来場者記録の記録方法
- 重要顧客への対応
- 衛生方針の共有
- プレスへの対応
- スケジュール確認、各担当者の業務分担、休憩時間の確認
- ブースでの行動規範（来場者とチームメンバー両方に対してのルール）
こうして挙げると、驚くほど様々な情報の共有が必要なことがわかりますね。
これらの情報は、それぞれ独立した資料で作られる事が多いと思いますが、個々に独立して情報が保管されていると、作成者以外には、どこにどの情報があるかわかりにくく、実際には共有ができていないことが多々あります。
見本市の運営には、これらすべての情報をひとつにまとめた運営マニュアルがあると大変便利です。弊社では様々な見本市やイベントの運営マニュアル作成でお役に立たせていただいています。見本市開催前は様々な準備で忙しく、運営マニュアルをまとめる時間がない時は、ぜひ弊社をご利用ください。
こちらよりお気軽にご相談ください。
ブース運営で気をつけたいこと
スタッフそれぞれの役割分担を決めておきましょう。
役割としては、
- 展示品のプレゼンテーション担当
- 来場者の誘導担当
- ブース内の整頓・備品管理担当
- ホスピタリティ担当
などがあります。
同時に、休憩時間と、その日の成果についての報告や改善点についての話し合いなどを行うミーティングを、毎日の開始時と終了時に忘れずに設定しましょう。
ドイツ人の好きな言葉に"Ordnund(秩序、規律、順序、整理整頓という意味)"があります。きちんと整えられている状態が、多くのドイツ人は最も心地よく感じます。（ドイツ人に限らないかもしれませんが）。
しっかり整理整頓された展示ブースと、調和のとれたスタッフチームでいるためには、次の点を留意して進めましょう。
- ブース内は衛生的でいつでも整頓された状態を保つ
- 宣伝用チラシやカタログ、接客用の飲み物などを切らさない
- すべての機材を問題なく使えるようにしておく
- スタッフ全員が行動規範を順守している
- フレンドリーでリラックスした雰囲気を保ちながら真摯な対応をする
- 運営管理者はスタッフ全員の行動状況を把握している
- 来場者と交わした会話は文書で記録し、フォローアップにつなげること
来場者と交わした会話の記録は後編の来場者記録についてで少し詳しく紹介します。
ブースでのホスピタリティ
飲食の提供などのホスピタリティは、小規模のブースであっても必要ですし実現できます。顧客をおもてなす姿勢を示すのには、ほんの少し、例えばお茶やお水を出すだけでもプラスの印象を与えることができます。見本市会場は広いので来場者はくたくたになる程歩いています。また、乾燥した会場内で疲れも最大になっています。そうした中、あなたのブースがオアシスのような存在になると、企業・商品イメージもさらに向上し、来場者と良い関係づくりがしやすくなります。
ドイツ見本市でのご相談
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